Nytt printsystem: PaperCut

7244598I mitten av oktober kommer samtliga Kyocera MFP-skrivare (MFP = Multifunction Printer) på Nacka gymnasium att förses med printsystemet PaperCut.

Personal och elever som vill skriva ut kommer att kunna skicka sina utskrifter till en enda printkö som betjänar alla Kyocera MFP-skrivare. Därefter kommer man att behöva gå fram till valfri MFP-skrivare, logga in och hämta sin utskrift.

Vid kopiering kommer man att behöva gå fram till valfri MFP-skrivare, logga in och därefter påbörja kopieringen.

Inloggning vid MFP-skrivarna kommer att ske med hjälp av:

  • användarnamn & lösenord
  • via registrerad RFID-tagg (personal)
  • via registrerat SL-kort (elever)

Registrering av RFID-tagg eller SL-kort kommer att göras av användarna själva vid valfri MFP-skrivare.

Alla utskrifter och all kopiering kommer att loggas.

Fasta kvoter kommer att införas för elever men inte för personal.

Skanning till e-post kommer att alltid vara möjlig dock efter inloggning.

Kort film om hur PaperCut fungerar.

 

FAQ

Q: Varför införs systemet PaperCut?
A: Det finns flera orsaker.

1. Nacka kommun inför Kyocera MFP-skrivare samt PaperCut som standard

Vi vill följa samma standard för hantering av skrivare som Nacka kommun. Om alla MFP-skrivare kommer från samma tillverkare, använder samma drivrutiner, komponenter samt tonerkasetter underlättar detta avsevärt hantering samt service & support.

När det gäller printsystem fanns det tidigare ett fleratal olika i kommunen vilket försvårade hanteringen. Med PaperCut inför vi en enda gemensam standard.

2. Vi vill minska antalet onödiga utskrifter och onödig kopiering

Nacka gymnasiums drygt 2300 användare förbrukar årligen över 1 200 000st A4 sidor vilket inte är miljömässigt eller ekonomiskt hållbart i längden.

Vissa utskrifter är helt onödiga och vissa är privata. Det förekommer även att andra än skolans personal samt elever använder våra MFP-skrivare för att kopiera material som inte alls har med vår verksamhet att göra.

Alla nya Kyocera MFP-skrivare kommer därför att säkras med hjälp av systemet PaperCut. Alla utskrifter samt all kopiering kommer att loggas och för elever inför vi fasta utskrifts- och kopieringskvoter.

3. Vi vill erbjuda elever och personal utskrift från alla enheter

Med nuvarande lösning är det endast möjligt att skriva ut från en domänansluten PC-dator. Skolans Chromebooks samt privata BYOD-enheter så som MacBook, iPad, iPhone, Android telefoner och plattor kan inte i dagsläget skriva ut på skolans skrivare. Detta är naturligtvis inte kompatibelt med de krav som ställs på en modern skola.

Med systemet PaperCut blir det möjligt att erbjuda utskrifter från i princip alla populära enheter, även privata, oavsett vilket nätverk de är kopplade till (trådbundet, WiFi, 3G eller 4G).

4. Vi vill ha bättre säkerhet vid utskrift

I vanliga fall skickas utskriften direkt till skrivaren och skrivs ut. Det kan hända att känsliga uppgifter hamnar helt fel. Med PaperCut finns ingen möjlighet att skicka utskriften till fel skrivare eftersom ingenting skrivs ut per automatik och en inloggning krävs vid en MFP-skrivare för att hämta utskriften.

5. Vi vill på sikt minska antalet onödiga skrivare i skolan

Det är inte försvarsbart i längden att ha en större mängd personliga skrivare. Med PaperCut försvinner alla säkerhetsaspekter som tidigare användes som ett argument mot införandet av skrivare som via nätverket delas av flera personer.

6. Vi vill uppmuntra alla att använda moderna IT-tjänster

Nacka gymnasium har standardiserat sin IT-miljö kring några av de i skolvärlden mest populära tjänsterna så som Google Apps for Education, Google Classroom, SchoolSoft m fl. Användning av dessa tjänster minskar behovet av utskrifter då ett modernt arbetssätt med delning av mappar och filer kan införas.

7. Vi vill förbereda våra elever på den verklighet de möter efter gymnasiet

På universitet, högskolor samt de allra flesta större arbetsplatser är utskriftssystem som liknar PaperCut standard. Det är bäst för eleverna att vänja sig redan nu.

Q: När införs PaperCut?
A: Preliminärt kommer våra leverantörer att installera PaperCut på samtliga Kyocera MFP-skrivare 12-13 oktober.

Q: Hur skriver jag ut via PaperCut?
A: Om du använder en PC-dator och är inloggad på Nackas domän är planen att en skrivarkö ska installeras automatiskt på din dator. Skrivarkön kommer att heta någonting i stil med Skola-Followmeprint-PCL, det är inte riktigt bestämt än. Skicka dina utskrifter till denna kö. Därefter går du fram till valfri Kyocera MFP-skrivare, loggar in och hämtar din utskrift.

Om du har en Chromebook från skolan kommer en skrivarkö att dyka upp automatiskt så fort du är inloggad i Nackas GAFE-domän med ditt @edu.nacka.se e-postadress. Skicka dina utskrifter till denna kö. Därefter går du fram till valfri Kyocera MFP-skrivare, loggar in och hämtar din utskrift.

Q: Hur loggar jag in på PaperCut när jag står vid en Kyocera MFP-skrivare och vill hämta min utskrift?
A: Det finns flera sätt:

  • Personal och elever kan logga in manuellt med sina vanliga användarnamn (ej e-postadress) och lösenord direkt via MFP-skrivarens kontrollpanel.

    kyocera-mita-login-username

  • Personal kan logga in med sina registrerade RFID-taggar (brickor).RFID_Tag
  • Elever kan logga in med sina registrerade SL-kort.sl-kort

Q: Vem registrerar min RFID-tagg eller mitt SL-kort?
A: Det gör du själv vid en Kyocera MFP-skrivare.

Q: Hur registrerar jag min RFID-tag eller mitt SL-kort så att den går att använda med PaperCut?
A: Gör så här:

  1. Gå fram till en av våra Kyocera MFP-skrivare.
  2. Lägg RFID-taggen eller SL-kortet på den inbyggda RFID-läsaren tills du hör en “blip”.
  3. Om kortet inte är registrerat tidigare blir du tillfrågad om ditt användarnamn och lösenord som du skriver in manuellt via MFP-skrivarens kontrollpanel.RFID-taggen eller SL-kortet blir då knutet till ditt användarnamn. Detta görs en enda gång för varje RFID-tagg eller SL-kort som du vill knyta till ditt konto.
  4. Därefter använder du den registrerade RFID-taggen eller SL-kortet för att snabbt logga in på PaperCut vid en Kyocera MFP-skrivare.

Q: Vad händer med de gamla skrivarköerna?
A: De gamla skrivarköerna som heter någonting i stil med NG_Biblioteket_MFP1, NG_A306 eller liknande kommer att inaktiveras.

Q: Kommer allt att fungera smärtfritt från första dagen?
A: Även om vi och våra leverantörer gör allt för att PaperCut ska fungera så bra som möjligt från allra första början är det omöjligt att lova att så blir fallet. Alla problem som eventuellt uppstår kommer att lösas i tur och ordning.

Q: Finns det några gränser (kvoter) på antalet utskrifter eller kopior?
A: Följande gäller:

  • Nacka gymnasiums personal har inga begränsningar avseende utskrifter och kopiering.
  • Nacka gymnasiums elever har en fast kvot. Vi börjar med 100st dubbelsidiga A4 utskrifter eller kopior per elev och läsår.

Q: Vad händer om en elev kommer upp till maxkvoten?
A: Utskrifter och kopiering kommer inte längre att fungera på Kyocera MFP-skrivare för en elev som har skrivit ut eller kopierat 100st A4 sidor. Det som däremot alltid fungerar är skanning till e-post.

Exakt vad som händer om en elev behöver fler utskrifter är föremål för diskussioner. Vi återkommer när ett beslut är fattat.

Q: Finns det fler filmer som visar hur PaperCut fungerar?
A: Självklart

Introducing Papercut MF for Kyocera MFP

PaperCut iPad / iPhone (iOS) Printing Demonstration

PaperCut Mobile Print Release Application

 

Publicerad i Aktuellt Taggar: , , , ,